Un #evento con presupuesto "0"...¿es posible?

¿Es posible un acto con presupuesto cero?...rotundamente si!!!

Es posible,  sin un céntimo, pero claro, nada es absolutamente gratis, nada es factible sin un determinado coste, coste en este caso, sobre todo, de esfuerzo personal en varios sentidos...

- Necesitamos implicar emocional y/o comercialmente 

- Necesitamos tener una buena dosis de creatividad 

- Necesitamos impactar

-Necesitamos transmitir

Cuando hablo de implicar emocionalmente y comercialmente, me refiero a generar complicidad, conseguir  un lazo de colaboración  con los posibles patrocinadores, buscar aquello que les compense de alguna manera ya sea por imagen, publicidad, sensibilización con la causa, o por un compromiso a futuro.

En principio hay que elaborar un listado de posibles colaboradores con nuestro evento, e ir desgranándolos uno a uno, para estudiar que nos podrían ofrecer y por tanto que podemos pedir, si sus "valores" de empresa, coinciden con los nuestros, y que es lo que nosotros podemos brindarles a cambio.
Por ejemplo si hablamos de la utilización de una sala  , comprometernos a usar su local para varios eventos, o a destacar públicamente su aportación, a agradecer su colaboración  y nombrar las bondades de sus productos, a nombrarlos baluarte de la problemática que tratamos etc., todo dependiendo del enfoque y objetivo de nuestro acto.

Ojo! no se puede elegir una sala o local simplemente porque nos lo dejan gratis...ni poner un cuarteto de cuerda, de un amiguete, en un acto para jóvenes...o un grupo rock para promocionar una tarjeta oro, no digo que no guste, digo que para la mayoría de ese grupo puede no ser lo que más les identifique.

Rompedores pero con cabeza...

Buscamos una aportación económica o en especies. Cualquiera de las dos opciones nos aporta. Con dinero, nosotros elegimos totalmente a nuestro gusto, con especies nos tenemos que ceñir a lo que nos ofrecen, pero ambos casos nos solucionan la resolución del evento. 

Vuelvo a repetir que cuidando  todos los detalles, no podemos si uno de los patrocinadores, que nos apoya por vinculación cultural con el evento, por ejemplo,  tiene participación en una bodega de vino de Rioja, poner el vino de nuestro cattering Ribera del Duero, habrá que intentar llegar a un acuerdo para colocar ese vino en nuestro aperitivo.

Necesitamos de la creatividad para diseñar un acto que convenza y "atrape" a nuestros "socios", con el que se sientan identificados, hay que ser conscientes de que de esa implicación depende el desarrollo de nuestro evento, en cuanto a medios económicos se refiere.

Necesitamos creatividad para las gráficas, el claim, algo sencillo pero que recoja muy bien el sentido que queremos imprimir. 

Si no hay dinero podemos proyectar una imagen, o unas imágenes como fondo de conferencia, todo aquello que nos entra por los ojos llama más la atención así que hay que poner toda la carne en un buen diseño visual, que hable por si solo.

Necesitamos impactar con algo sencillo pero a la vez emocionalmente atractivo, en una jornada de discapacidad visual, por ejemplo, que sea un maravilloso perro lazarillo el que acerque al anfitrión los papeles del discurso, o que en una jornada sobre violencia de género, debajo de un bonito traje, el organizador lleve una camiseta de #NiUnaMás, o una enseña  o que entre en la sala con una pancarta de "mis hermanos españoles no pasan hambre, mis hermanos indios si". O una personalidad relevante que cuente la razón personal que le lleva a sentirse tan implicado, con la causa que sea.
el caso es transmitir que aquello de lo que se habla se cuenta desde el corazón.

Parto de la base que cuando alguien se solidariza con alguna causa, o se compromete con un producto, empresa u organización, lo hace con convencimiento, o por lo menos con una motivación cierta e importante para ello.

Necesitamos vincular a los Mass Media, hacerles pequeñps guiños, en su mano está como se promociona cara al exterior nuestro acto. Una foto bien tomada, dice mucho, pero puede decirlo tanto a favor como en contra...

Pequeños gestos que acercan y dejan una huella positiva.

Pequeños gestos que comunican, ya sea a través de los medios, prensa, radio, Tv, que cubran el acto, como de los asistentes, que se convierten, también, en transmisores de primera categoría.

Todo esto nos va a llevar más horas de trabajo, más "rompimientos" de cabeza, más esfuerzo personal, más renuncias a tiempo libre, pero cuando lo consigamos también nos va a brindar una gran satisfacción por un trabajo bien hecho y unos objetivos cubiertos.

 

¿Posible? si!!! ¿fácil? nunca dije que lo fuera...

La planificación de un #evento

Un principio básico para que cualquier organización empresarial tenga éxito en  aquello que emprenda es la comunicación. Comunicar es dar a conocer una empresa, un producto o un servicio por cualquiera de los canales existentes, y el protocolo y la organización de eventos es una herramienta de comunicación más, por tanto, cuando organizamos un evento tenemos que cuidar todo lo que conlleva para conseguir nuestro objetivo final, esa idea por la cual nos hemos decidido a crearlo.

Es importante mimar hasta el mínimo detalle, definir los objetivos, tener claro nuestro presupuesto de partida, analizar los pro y los contras de los posibles proveedores, buscar el local adecuado, no el que nos gustaría si no el que más se adapte a lo que queremos conseguir, hacer una buena planificación del trabajo, marcar los tiempos, buscar el equipo oportuno y controlar pasa a paso toda la organización.

Si en todo el proceso falla algo, por muy irrelevante que nos parezca, seremos recordados por ello, algo anecdótico puede convertirse en lo que permanezca en la mente de nuestros invitados, el queso del catering que resulto muy seco, el foco que deslumbraba, los adornos que impedían la visión, los micrófonos que distorsionaban la voz, lo sitios no reservados, la azafata que no estaba atenta, los folleto que no llegaron a tiempo, un patrocinador que no se sintió debidamente atendido, una producción multimedia demasiado larga…cuidar todo el proceso de producción y de desarrollo del evento tiene una importancia enorme si queremos que nuestro evento se convierta en un acto rentable y no en un gasto que puede, si es mal conducido, traernos consecuencias no deseadas.

La imagen de la institución, empresa, u organización, está en juego cada vez que realizamos algo, relevante o no, que tenga relación con ella.

En los tiempos en los que vivimos tenemos que apostar por eventos socialmente más responsables, solidarios y ecológicos, hay que procurar que nuestro evento cumpla unos requisitos mínimos de sostenibilidad, cuidar el medio ambiente, con los materiales que utilizamos, la gestión de residuos, la eficiencia energética, el catering, el transporte,…hoy es posible y es responsabilidad de todos.

La planificación de cualquier evento necesita una buena organización de equipo, pero además  es necesaria la cooperación entre todos los departamentos, sin personalismos, hay que tener presente que el éxito de un acto repercute en beneficio de toda la empresa y que el anfitrión último es la empresa, por lo tanto todos los que forman parte de ella tienen que sentirse implicados, y  es responsabilidad de quién esté al frente de la organización que así suceda.

L En un engranaje todas las ruedas son imprescindibles y en la organización de un acto, todos los miembros del equipo, por muy mínima o irrelevante que nos parezca su intervención, realizan una función de la que depende el éxito del evento.

Un buen ambiente de trabajo y un desarrollo fructífero de un evento se consiguen cuando todo está bien planificado, cuando cada uno sabe que tiene que realizar y en que momento, cuando las directrices son claras y precisas, cuando se tienen contemplados lo posibles imprevistos y cuando se tienen bien atados lo gastos, esto se logra si todas las distintas etapas del evento son seguidas con eficacia y eficiencia y esto se resume en una buena planificación.