Ese acto de mis amores...

Si no te sientes suficientemente preparado para organizar un acto déjalo en manos de profesionales...te juegas mucho más de lo que parece...

Creo que la vida en sí es un gran evento y necesita, como todo buen acto, de una estrategia para ser vivida.

Voy a hablar de los actos cuando vas de invitado, no cuando lo organizas, consideró que cuando planificamos un evento una de las primeras cosas que hay que hacer es adoptar el papel de invitado , así podremos saber que es lo que va a recibir, como puede recibirlo y de que manera actuar para convertirlo en un gran prescriptor de nuestra marca.

Hasta el más mínimo detalle cobra especial importancia en el transcurso del acto, desde el momento en el que puede llevar al traste la ejecución,  o generar un malestar que influya negativamente en la percepción que llegue a los invitados.

Como invitado me gusta ser recibido, al fin y al cabo si he respondido a la llamada, el anfitrión, debe de demostrarme su agradecimiento con el trato que me dispense, que debe de ser una prueba de ello. 

Si tengo que registrarme al entrar, me gusta que mi nombre esté fácilmente localizable en las listas, no que haya que consultar varios listados y nadar en anotaciones para ver si ha habido un error de transcripción.

Doy por hecho que mi abrigo, bufanda o chaquetón, van a tener un lugar donde colocarse, un lugar lo suficientemente organizado como para que sea fácil de localizar, no vaya a suceder como en un acto hace muy poquito en el que se pusieron "burros" para guardarropía y del peso cayeron todos los abrigos al suelo mezclándose las chapas identificadoras con el consiguiente llanto de las azafatas que allí se encontraban...

Agradezco una explicación de donde he de colocarme, alguien a quien remitirme si no entiendo los paneles o me asalta alguna duda... 

Que se hayan tenido en cuenta la estructura de la sala para q las columnas no tapen la presidencia, o ese árbol milenario ocupe todo el tiro de cámara, o los focos den directamente en los ojos, o los carteles de mesa sean tan minúsculos que  impidan leer a quien presentan. 

Que las banderas, si es que las hay, no me confundan preguntándome si es que no me he enterado que ahora España pertenece a  una comunidad Autónoma o si Europa ha pasado a ser la anfitriona de un acto privado... 

Es tal lío el que se organiza, por algo tan simple como no leer el real decreto, que me lleva a cuestionarme si seré yo la que no se interpretarlo...

Cuando termina el acto es de agradecer que se tenga en consideración la presencia de todo el que ha venido, y que con su asistencia  hace posible que se lleve a cabo.

También la prensa agradece que se la tenga en cuenta, no podemos olvidar que su presencia y atención es vital para la repercusión del evento. No son invitados "menores" son grandes aliados en la difusión de nuestra marca, o grandes detractores, una sonrisa puede marcar la diferencia...

El aperitivo hay que ponerlo en manos de profesionales, parece increíble pero unos canapés muy secos o un queso rancio serán el recuerdo que se lleven nuestros invitados y lo que comenten del acto. 

A los asistentes les gusta sentirse parte importante de ese acto, algo que sin duda es cierto, por eso hay que estar atentos a sus necesidades... 

El personal que atienda el catering debe de estar bien formado, es agradable un trato cordial , educado y atento.

Es importante que el anfitrión obsequie sus sonrisas a los invitados, una mirada a tiempo, o un gesto de saludo convierte al asistente en aliados de lo que en ese evento se presente. 

A veces uno se pregunta si los anfitriones son fantasmas... Aparecen y desaparecen sin dejar rastro...

Si se cuida la organización, se respetan las normas y se mima al invitado, considerando a la prensa como uno de ellos, el evento tendrá,  sin duda, una repercusión mucho más beneficiosa.

Al fin y al cabo todo acto se lleva a cabo para transmitir y generar complicidad en positivo. 

La #accesibilidad en los #eventos, una responsabilidad además de un plus para la empresa

Que importante la accesibilidad en los eventos, el pensar en todos, el que los asistentes, en su totalidad, incluidos los que tienen alguna minusvalía, se encuentren cómodos, y en el lugar que les pertenece, no arrinconados como ocurre a veces, o en una esquina para que no molesten. 

Todos somos susceptibles de tener en algún momento una disCapacidad incapacitante para acceder, interactuar, o intervenir, con normalidad, en un acto. 

Hay que tener en cuenta a aquellos que no pueden oír facilitando intérpretes de signos, a los que no ven con programas o resúmenes de las intervenciones en braille, hay que contemplar rampas de acceso, sillones desmontables, anchura suficiente para perros guías,  cattering con instalaciones accesibles, etc.

Implicarse de verdad que como dicen nuestros amigos de Re-Inspira, cuyo artículo adjunto, es un plus y además de,  yo añadiría, una responsabilidad de toda empresa.  

La accesibilidad, un plus para tu imagen de marca

Publicado porre-inspira 

“El organizador debe tratar a este tipo de visitantes como a cualquier otro, aunque deba tener en cuenta sus necesidades específicas”. Así comenzaba su conferencia nuestro ponente del pasado 3 de diciembre, Julià Montero, fundador y Marketing Manager de Barcelona Zero Limits, un proyecto formado por un equipo joven multicultural en busca de “un nuevo concepto de viaje”.

La accesibilidad en los eventos es, para ReInspira, otro factor esencial, básico y fundamental a la hora de ponernos “manos a la obra” desde el minuto cero en que afrontamos la responsabilidad de organizar cualquier tipo de evento, pues de ello dependerá hacer “mejores eventos” y “para todos”. Como bien argumentó Javier Aguado, jefe de Protocolo de la ONCE, durante su intervención como asistente a esta videoconferencia, “tenemos que concienciar más a los organizadores de eventos de la accesibilidad universal, pues cualquier de nosotros puede tener una discapacidad física por un día, por unas horas”.

Se debatió, por tanto, mucho sobre la necesidad de diseñar nuestros eventos con criterios accesibles, eventos “para todos”, con el fin de facilitar la asistencia de todos aquellos que quieran venir a disfrutar de un evento. Así, Montero defendía la idea de que los profesionales de la organización de eventos deben afrontar este reto con total normalidad, y no como eventos especiales.

Otro de los puntos que se trataron fue el de el importantísimo número de personas con movilidad reducida (PMR) que asisten a grandes eventos. Tal fue el caso –expuesto por Julià Montero- de uno de los mayores referentes a nivel mundial: el Mobile World Congress, en Barcelona. Hasta un total de 500 asistentes corresponden a esta tipología de visitantes, lo cual nos indica claramente que los organizadores de eventos hemos de trabajar con criterios accesibles en nuestro día a día.

De hecho, Julià destacaba que “precisamente, los eventos que sí cuentan con elementos accesibles (información sobre las paradas de transporte público más cercanas y accesibles, aparcamientos, accesos, rampas, ascensores…) disfrutan de unos excelentes prescriptores de buenas prácticas por parte de las PMR”. Un valor añadido a nuestro evento, sin duda, “pues nos posicionará mucho mejor en el mercado de la industria de eventos”, añadía Montero.

Por último, fue igualmente importante la mención a las “guías de accesibilidad” de los espacios para eventos, una herramienta muy útil para que el asistente sepa de antemano con qué se va a encontrar al acudir a dicho evento. En este sentido, supone otro plus más a esa imagen de marca de quien está detrás de la organización de un evento.

http://re-inspira.org/blog/2015/12/09/la-accesibilidad-un-plus-para-tu-imagen-de-marca/

Un #evento con presupuesto "0"...¿es posible?

¿Es posible un acto con presupuesto cero?...rotundamente si!!!

Es posible,  sin un céntimo, pero claro, nada es absolutamente gratis, nada es factible sin un determinado coste, coste en este caso, sobre todo, de esfuerzo personal en varios sentidos...

- Necesitamos implicar emocional y/o comercialmente 

- Necesitamos tener una buena dosis de creatividad 

- Necesitamos impactar

-Necesitamos transmitir

Cuando hablo de implicar emocionalmente y comercialmente, me refiero a generar complicidad, conseguir  un lazo de colaboración  con los posibles patrocinadores, buscar aquello que les compense de alguna manera ya sea por imagen, publicidad, sensibilización con la causa, o por un compromiso a futuro.

En principio hay que elaborar un listado de posibles colaboradores con nuestro evento, e ir desgranándolos uno a uno, para estudiar que nos podrían ofrecer y por tanto que podemos pedir, si sus "valores" de empresa, coinciden con los nuestros, y que es lo que nosotros podemos brindarles a cambio.
Por ejemplo si hablamos de la utilización de una sala  , comprometernos a usar su local para varios eventos, o a destacar públicamente su aportación, a agradecer su colaboración  y nombrar las bondades de sus productos, a nombrarlos baluarte de la problemática que tratamos etc., todo dependiendo del enfoque y objetivo de nuestro acto.

Ojo! no se puede elegir una sala o local simplemente porque nos lo dejan gratis...ni poner un cuarteto de cuerda, de un amiguete, en un acto para jóvenes...o un grupo rock para promocionar una tarjeta oro, no digo que no guste, digo que para la mayoría de ese grupo puede no ser lo que más les identifique.

Rompedores pero con cabeza...

Buscamos una aportación económica o en especies. Cualquiera de las dos opciones nos aporta. Con dinero, nosotros elegimos totalmente a nuestro gusto, con especies nos tenemos que ceñir a lo que nos ofrecen, pero ambos casos nos solucionan la resolución del evento. 

Vuelvo a repetir que cuidando  todos los detalles, no podemos si uno de los patrocinadores, que nos apoya por vinculación cultural con el evento, por ejemplo,  tiene participación en una bodega de vino de Rioja, poner el vino de nuestro cattering Ribera del Duero, habrá que intentar llegar a un acuerdo para colocar ese vino en nuestro aperitivo.

Necesitamos de la creatividad para diseñar un acto que convenza y "atrape" a nuestros "socios", con el que se sientan identificados, hay que ser conscientes de que de esa implicación depende el desarrollo de nuestro evento, en cuanto a medios económicos se refiere.

Necesitamos creatividad para las gráficas, el claim, algo sencillo pero que recoja muy bien el sentido que queremos imprimir. 

Si no hay dinero podemos proyectar una imagen, o unas imágenes como fondo de conferencia, todo aquello que nos entra por los ojos llama más la atención así que hay que poner toda la carne en un buen diseño visual, que hable por si solo.

Necesitamos impactar con algo sencillo pero a la vez emocionalmente atractivo, en una jornada de discapacidad visual, por ejemplo, que sea un maravilloso perro lazarillo el que acerque al anfitrión los papeles del discurso, o que en una jornada sobre violencia de género, debajo de un bonito traje, el organizador lleve una camiseta de #NiUnaMás, o una enseña  o que entre en la sala con una pancarta de "mis hermanos españoles no pasan hambre, mis hermanos indios si". O una personalidad relevante que cuente la razón personal que le lleva a sentirse tan implicado, con la causa que sea.
el caso es transmitir que aquello de lo que se habla se cuenta desde el corazón.

Parto de la base que cuando alguien se solidariza con alguna causa, o se compromete con un producto, empresa u organización, lo hace con convencimiento, o por lo menos con una motivación cierta e importante para ello.

Necesitamos vincular a los Mass Media, hacerles pequeñps guiños, en su mano está como se promociona cara al exterior nuestro acto. Una foto bien tomada, dice mucho, pero puede decirlo tanto a favor como en contra...

Pequeños gestos que acercan y dejan una huella positiva.

Pequeños gestos que comunican, ya sea a través de los medios, prensa, radio, Tv, que cubran el acto, como de los asistentes, que se convierten, también, en transmisores de primera categoría.

Todo esto nos va a llevar más horas de trabajo, más "rompimientos" de cabeza, más esfuerzo personal, más renuncias a tiempo libre, pero cuando lo consigamos también nos va a brindar una gran satisfacción por un trabajo bien hecho y unos objetivos cubiertos.

 

¿Posible? si!!! ¿fácil? nunca dije que lo fuera...

La planificación de un #evento

Un principio básico para que cualquier organización empresarial tenga éxito en  aquello que emprenda es la comunicación. Comunicar es dar a conocer una empresa, un producto o un servicio por cualquiera de los canales existentes, y el protocolo y la organización de eventos es una herramienta de comunicación más, por tanto, cuando organizamos un evento tenemos que cuidar todo lo que conlleva para conseguir nuestro objetivo final, esa idea por la cual nos hemos decidido a crearlo.

Es importante mimar hasta el mínimo detalle, definir los objetivos, tener claro nuestro presupuesto de partida, analizar los pro y los contras de los posibles proveedores, buscar el local adecuado, no el que nos gustaría si no el que más se adapte a lo que queremos conseguir, hacer una buena planificación del trabajo, marcar los tiempos, buscar el equipo oportuno y controlar pasa a paso toda la organización.

Si en todo el proceso falla algo, por muy irrelevante que nos parezca, seremos recordados por ello, algo anecdótico puede convertirse en lo que permanezca en la mente de nuestros invitados, el queso del catering que resulto muy seco, el foco que deslumbraba, los adornos que impedían la visión, los micrófonos que distorsionaban la voz, lo sitios no reservados, la azafata que no estaba atenta, los folleto que no llegaron a tiempo, un patrocinador que no se sintió debidamente atendido, una producción multimedia demasiado larga…cuidar todo el proceso de producción y de desarrollo del evento tiene una importancia enorme si queremos que nuestro evento se convierta en un acto rentable y no en un gasto que puede, si es mal conducido, traernos consecuencias no deseadas.

La imagen de la institución, empresa, u organización, está en juego cada vez que realizamos algo, relevante o no, que tenga relación con ella.

En los tiempos en los que vivimos tenemos que apostar por eventos socialmente más responsables, solidarios y ecológicos, hay que procurar que nuestro evento cumpla unos requisitos mínimos de sostenibilidad, cuidar el medio ambiente, con los materiales que utilizamos, la gestión de residuos, la eficiencia energética, el catering, el transporte,…hoy es posible y es responsabilidad de todos.

La planificación de cualquier evento necesita una buena organización de equipo, pero además  es necesaria la cooperación entre todos los departamentos, sin personalismos, hay que tener presente que el éxito de un acto repercute en beneficio de toda la empresa y que el anfitrión último es la empresa, por lo tanto todos los que forman parte de ella tienen que sentirse implicados, y  es responsabilidad de quién esté al frente de la organización que así suceda.

L En un engranaje todas las ruedas son imprescindibles y en la organización de un acto, todos los miembros del equipo, por muy mínima o irrelevante que nos parezca su intervención, realizan una función de la que depende el éxito del evento.

Un buen ambiente de trabajo y un desarrollo fructífero de un evento se consiguen cuando todo está bien planificado, cuando cada uno sabe que tiene que realizar y en que momento, cuando las directrices son claras y precisas, cuando se tienen contemplados lo posibles imprevistos y cuando se tienen bien atados lo gastos, esto se logra si todas las distintas etapas del evento son seguidas con eficacia y eficiencia y esto se resume en una buena planificación.

Al organizar un evento...realidades factibles

En la organización de un evento,  una buena planificación es clave, y llevarla a cabo con maestría es la llave del éxito!

Cuando nos sentamos a planificar un evento, debemos de ser conscientes de hasta dónde podemos llegar, muchas veces nuestra ilusión es tan grande que visualizamos nuestro acto sin tener en cuenta lo que cuesta llevarlo a efecto.

No podemos traer, por ejemplo, a un numero uno del fútbol a la inauguración de una tienda de deportes, o a Fernando Alonso a la apertura de una gasolinera, si difícilmente vamos a poder amortizar su caché, por mucha gente que pueda acudir ese día a verlo... 

Habrá que analizar nuestros potenciales clientes, a que personas queremos llegar para que consuma, para que nos elijan entre otros, para que seamos una opción prioritaria,  no al admirador, que quizás no tiene esa capacidad de elección. 

El público objetivo de un  evento tiene que que ser, aquel que ya nos conoce y al que queremos fidelizar, o el cliente potencial al que queremos acercar a nosotros.

Es importante tener los presupuestos bien atados, contemplar todas las partidas cuidadosamente, tener cuidado con lo que destinamos a imprevistos, y sobre todo con que consideramos imprevistos, ya que en ocasiones se desborda...

Las ilusiones son preciosas, pero muchas veces no prácticas.

Es posible atraer, conquistar e implicar pero claro, hace falta mucho más que euros, sobre todo cuando no se tienen,  hace falta poner en marcha creatividad y técnica para coronar con éxito.

Importante! Si eres un asesor externo,  has de ser sincero y no pensar solo en la ganancia personal, por qué esa manera de actuar es "comida para hoy y hambre para mañana". 

Hay que emocionar y emocionarse con realidades factibles!

Y para mi, ¿qué es el PROTOCOLO?

La primera entrada de este blog, tiene que ir, como no podía ser de otra forma, a  tratar que es, para mí, PROTOCOLO, (lo pongo con mayúscula por que considero que lo merece).

El protocolo es un arte y como tal echa mano de creatividad y técnica, no son solamente reglas de obligado cumplimiento, no es un mero diseño de un evento, es un compendio de actuaciones de muy diversa índole que conducen, bien controladas y dirigidas, a la consecución de objetivos y probablemente al éxito. 

El protocolo no es casposo, no es transgresor, no es cursi... Casposas, transgresoras o cursis son, en todo caso, las personas que lo diseñan y ponen su impronta. 
El protocolo es flexible, no se salta ni se rompe, en muchos casos, salvo en cuestiones que indica la ley, recomienda, no obliga.

Nuestro día a día gira en torno a un protocolo que, cuidadosamente diseñamos, es algo cotidiano, nos vestimos acorde con el lugar al que vamos a acudir, y tomamos las medidas necesarias para que todo lo que hemos decidido realizar salga según lo previsto, no es algo encorsetado cada uno lo dibuja como considera más en consonancia con las circunstancias que le rodean en ese momento.

Así mismo las instituciones diseñan su modo de actuar y organizar contemplando el mayor número de escenarios, buscando transmitir de la mejor manera posible sus mensajes y permaneciendo vigilantes (o eso a mi modo de ver deberían hacer) por si lo que hagan, o digan puede, de alguna forma dañar a quienes representan.

Es verdad que la "rigidez" del protocolo oficial no es lo misma que la del protocolo empresarial, que es por otra parte mucho más reciente, aunque esto va cambiando y actualizándose, el organizar y ejecutar con eficacia y eficiencia es una preocupación de todos los sectores.

Desde la antigüedad se buscaba distinguir, de alguna forma, a las personas que lideraban la organización de las tribus, para que fuera posible identificarlas con una simple mirada, no entiendo por qué , ahora, nos da tanto pudor hacerlo, nadie es más ni menos , simplemente juega un papel distinto a otro en la sociedad.
Ya en la prehistoria, los eventos han tenido una ambientación adaptada al mensaje que querían transmitir, una escenificación que los distinguiera de otros, los rituales de baile no eran igual para atraer a la lluvia, que para agradecer que hubiera caído, y ahora perdemos el tiempo en reivindicaciones absurdas quedándonos en lo anecdótico y olvidando el auténtico significado de los actos... 
os imagináis que lío si no estuviera todo bien coordinado... luchas por, ocupar asientos, lugares en las líneas de saludo, presidencias en los actos, intervenciones, escenarios, puestas en escena, etiqueta y tantas y tantas cosas, (no toco a las banderas porque son punto y aparte, no hay manera de bien organizarlas)... Un caos absoluto. 

Creo que en verdad no somos conscientes de todo lo que implica que el protocolo sea ejecutado con acierto.
No le tengamos miedo, no somos ni más antiguos, ni más recalcitrantes, ni más elitistas por aplicarlo, muy al contrario. Buscamos la manera más amable de relacionarnos unos con otros. Y eso que yo sepa es atemporal e inetiquetable. 

El protocolo es una potente herramienta de comunicación que tiende puentes... Él que aplicándolo a su modo no lo consiga, tendrá que cambiar su manera de entenderlo. 

Esto va de facilitar, construir y transmitir.

Desde este escaparate de variedades protocolares, quiero, una vez más,  mostrar mi admiración y respeto por todos los profesionales que día a día, y en tan diversas índoles, encajan piezas de puzzle. 

Y simplemente recordar que por encima de dimes y diretes, está el protocolo para facilitarnos la vida a todos!