Ese acto de mis amores...

Si no te sientes suficientemente preparado para organizar un acto déjalo en manos de profesionales...te juegas mucho más de lo que parece...

Creo que la vida en sí es un gran evento y necesita, como todo buen acto, de una estrategia para ser vivida.

Voy a hablar de los actos cuando vas de invitado, no cuando lo organizas, consideró que cuando planificamos un evento una de las primeras cosas que hay que hacer es adoptar el papel de invitado , así podremos saber que es lo que va a recibir, como puede recibirlo y de que manera actuar para convertirlo en un gran prescriptor de nuestra marca.

Hasta el más mínimo detalle cobra especial importancia en el transcurso del acto, desde el momento en el que puede llevar al traste la ejecución,  o generar un malestar que influya negativamente en la percepción que llegue a los invitados.

Como invitado me gusta ser recibido, al fin y al cabo si he respondido a la llamada, el anfitrión, debe de demostrarme su agradecimiento con el trato que me dispense, que debe de ser una prueba de ello. 

Si tengo que registrarme al entrar, me gusta que mi nombre esté fácilmente localizable en las listas, no que haya que consultar varios listados y nadar en anotaciones para ver si ha habido un error de transcripción.

Doy por hecho que mi abrigo, bufanda o chaquetón, van a tener un lugar donde colocarse, un lugar lo suficientemente organizado como para que sea fácil de localizar, no vaya a suceder como en un acto hace muy poquito en el que se pusieron "burros" para guardarropía y del peso cayeron todos los abrigos al suelo mezclándose las chapas identificadoras con el consiguiente llanto de las azafatas que allí se encontraban...

Agradezco una explicación de donde he de colocarme, alguien a quien remitirme si no entiendo los paneles o me asalta alguna duda... 

Que se hayan tenido en cuenta la estructura de la sala para q las columnas no tapen la presidencia, o ese árbol milenario ocupe todo el tiro de cámara, o los focos den directamente en los ojos, o los carteles de mesa sean tan minúsculos que  impidan leer a quien presentan. 

Que las banderas, si es que las hay, no me confundan preguntándome si es que no me he enterado que ahora España pertenece a  una comunidad Autónoma o si Europa ha pasado a ser la anfitriona de un acto privado... 

Es tal lío el que se organiza, por algo tan simple como no leer el real decreto, que me lleva a cuestionarme si seré yo la que no se interpretarlo...

Cuando termina el acto es de agradecer que se tenga en consideración la presencia de todo el que ha venido, y que con su asistencia  hace posible que se lleve a cabo.

También la prensa agradece que se la tenga en cuenta, no podemos olvidar que su presencia y atención es vital para la repercusión del evento. No son invitados "menores" son grandes aliados en la difusión de nuestra marca, o grandes detractores, una sonrisa puede marcar la diferencia...

El aperitivo hay que ponerlo en manos de profesionales, parece increíble pero unos canapés muy secos o un queso rancio serán el recuerdo que se lleven nuestros invitados y lo que comenten del acto. 

A los asistentes les gusta sentirse parte importante de ese acto, algo que sin duda es cierto, por eso hay que estar atentos a sus necesidades... 

El personal que atienda el catering debe de estar bien formado, es agradable un trato cordial , educado y atento.

Es importante que el anfitrión obsequie sus sonrisas a los invitados, una mirada a tiempo, o un gesto de saludo convierte al asistente en aliados de lo que en ese evento se presente. 

A veces uno se pregunta si los anfitriones son fantasmas... Aparecen y desaparecen sin dejar rastro...

Si se cuida la organización, se respetan las normas y se mima al invitado, considerando a la prensa como uno de ellos, el evento tendrá,  sin duda, una repercusión mucho más beneficiosa.

Al fin y al cabo todo acto se lleva a cabo para transmitir y generar complicidad en positivo. 

Un #evento con presupuesto "0"...¿es posible?

¿Es posible un acto con presupuesto cero?...rotundamente si!!!

Es posible,  sin un céntimo, pero claro, nada es absolutamente gratis, nada es factible sin un determinado coste, coste en este caso, sobre todo, de esfuerzo personal en varios sentidos...

- Necesitamos implicar emocional y/o comercialmente 

- Necesitamos tener una buena dosis de creatividad 

- Necesitamos impactar

-Necesitamos transmitir

Cuando hablo de implicar emocionalmente y comercialmente, me refiero a generar complicidad, conseguir  un lazo de colaboración  con los posibles patrocinadores, buscar aquello que les compense de alguna manera ya sea por imagen, publicidad, sensibilización con la causa, o por un compromiso a futuro.

En principio hay que elaborar un listado de posibles colaboradores con nuestro evento, e ir desgranándolos uno a uno, para estudiar que nos podrían ofrecer y por tanto que podemos pedir, si sus "valores" de empresa, coinciden con los nuestros, y que es lo que nosotros podemos brindarles a cambio.
Por ejemplo si hablamos de la utilización de una sala  , comprometernos a usar su local para varios eventos, o a destacar públicamente su aportación, a agradecer su colaboración  y nombrar las bondades de sus productos, a nombrarlos baluarte de la problemática que tratamos etc., todo dependiendo del enfoque y objetivo de nuestro acto.

Ojo! no se puede elegir una sala o local simplemente porque nos lo dejan gratis...ni poner un cuarteto de cuerda, de un amiguete, en un acto para jóvenes...o un grupo rock para promocionar una tarjeta oro, no digo que no guste, digo que para la mayoría de ese grupo puede no ser lo que más les identifique.

Rompedores pero con cabeza...

Buscamos una aportación económica o en especies. Cualquiera de las dos opciones nos aporta. Con dinero, nosotros elegimos totalmente a nuestro gusto, con especies nos tenemos que ceñir a lo que nos ofrecen, pero ambos casos nos solucionan la resolución del evento. 

Vuelvo a repetir que cuidando  todos los detalles, no podemos si uno de los patrocinadores, que nos apoya por vinculación cultural con el evento, por ejemplo,  tiene participación en una bodega de vino de Rioja, poner el vino de nuestro cattering Ribera del Duero, habrá que intentar llegar a un acuerdo para colocar ese vino en nuestro aperitivo.

Necesitamos de la creatividad para diseñar un acto que convenza y "atrape" a nuestros "socios", con el que se sientan identificados, hay que ser conscientes de que de esa implicación depende el desarrollo de nuestro evento, en cuanto a medios económicos se refiere.

Necesitamos creatividad para las gráficas, el claim, algo sencillo pero que recoja muy bien el sentido que queremos imprimir. 

Si no hay dinero podemos proyectar una imagen, o unas imágenes como fondo de conferencia, todo aquello que nos entra por los ojos llama más la atención así que hay que poner toda la carne en un buen diseño visual, que hable por si solo.

Necesitamos impactar con algo sencillo pero a la vez emocionalmente atractivo, en una jornada de discapacidad visual, por ejemplo, que sea un maravilloso perro lazarillo el que acerque al anfitrión los papeles del discurso, o que en una jornada sobre violencia de género, debajo de un bonito traje, el organizador lleve una camiseta de #NiUnaMás, o una enseña  o que entre en la sala con una pancarta de "mis hermanos españoles no pasan hambre, mis hermanos indios si". O una personalidad relevante que cuente la razón personal que le lleva a sentirse tan implicado, con la causa que sea.
el caso es transmitir que aquello de lo que se habla se cuenta desde el corazón.

Parto de la base que cuando alguien se solidariza con alguna causa, o se compromete con un producto, empresa u organización, lo hace con convencimiento, o por lo menos con una motivación cierta e importante para ello.

Necesitamos vincular a los Mass Media, hacerles pequeñps guiños, en su mano está como se promociona cara al exterior nuestro acto. Una foto bien tomada, dice mucho, pero puede decirlo tanto a favor como en contra...

Pequeños gestos que acercan y dejan una huella positiva.

Pequeños gestos que comunican, ya sea a través de los medios, prensa, radio, Tv, que cubran el acto, como de los asistentes, que se convierten, también, en transmisores de primera categoría.

Todo esto nos va a llevar más horas de trabajo, más "rompimientos" de cabeza, más esfuerzo personal, más renuncias a tiempo libre, pero cuando lo consigamos también nos va a brindar una gran satisfacción por un trabajo bien hecho y unos objetivos cubiertos.

 

¿Posible? si!!! ¿fácil? nunca dije que lo fuera...

La planificación de un #evento

Un principio básico para que cualquier organización empresarial tenga éxito en  aquello que emprenda es la comunicación. Comunicar es dar a conocer una empresa, un producto o un servicio por cualquiera de los canales existentes, y el protocolo y la organización de eventos es una herramienta de comunicación más, por tanto, cuando organizamos un evento tenemos que cuidar todo lo que conlleva para conseguir nuestro objetivo final, esa idea por la cual nos hemos decidido a crearlo.

Es importante mimar hasta el mínimo detalle, definir los objetivos, tener claro nuestro presupuesto de partida, analizar los pro y los contras de los posibles proveedores, buscar el local adecuado, no el que nos gustaría si no el que más se adapte a lo que queremos conseguir, hacer una buena planificación del trabajo, marcar los tiempos, buscar el equipo oportuno y controlar pasa a paso toda la organización.

Si en todo el proceso falla algo, por muy irrelevante que nos parezca, seremos recordados por ello, algo anecdótico puede convertirse en lo que permanezca en la mente de nuestros invitados, el queso del catering que resulto muy seco, el foco que deslumbraba, los adornos que impedían la visión, los micrófonos que distorsionaban la voz, lo sitios no reservados, la azafata que no estaba atenta, los folleto que no llegaron a tiempo, un patrocinador que no se sintió debidamente atendido, una producción multimedia demasiado larga…cuidar todo el proceso de producción y de desarrollo del evento tiene una importancia enorme si queremos que nuestro evento se convierta en un acto rentable y no en un gasto que puede, si es mal conducido, traernos consecuencias no deseadas.

La imagen de la institución, empresa, u organización, está en juego cada vez que realizamos algo, relevante o no, que tenga relación con ella.

En los tiempos en los que vivimos tenemos que apostar por eventos socialmente más responsables, solidarios y ecológicos, hay que procurar que nuestro evento cumpla unos requisitos mínimos de sostenibilidad, cuidar el medio ambiente, con los materiales que utilizamos, la gestión de residuos, la eficiencia energética, el catering, el transporte,…hoy es posible y es responsabilidad de todos.

La planificación de cualquier evento necesita una buena organización de equipo, pero además  es necesaria la cooperación entre todos los departamentos, sin personalismos, hay que tener presente que el éxito de un acto repercute en beneficio de toda la empresa y que el anfitrión último es la empresa, por lo tanto todos los que forman parte de ella tienen que sentirse implicados, y  es responsabilidad de quién esté al frente de la organización que así suceda.

L En un engranaje todas las ruedas son imprescindibles y en la organización de un acto, todos los miembros del equipo, por muy mínima o irrelevante que nos parezca su intervención, realizan una función de la que depende el éxito del evento.

Un buen ambiente de trabajo y un desarrollo fructífero de un evento se consiguen cuando todo está bien planificado, cuando cada uno sabe que tiene que realizar y en que momento, cuando las directrices son claras y precisas, cuando se tienen contemplados lo posibles imprevistos y cuando se tienen bien atados lo gastos, esto se logra si todas las distintas etapas del evento son seguidas con eficacia y eficiencia y esto se resume en una buena planificación.

En protocolo quien no... fallará

El protocolo requiere de conocimiento, y saber hacer, quien lo haga al buen tun tun, llegará un momento en el que  fallará.

Quien no entienda de amabilidad, diplomacia  y firmeza,  fallará. 

Quien no sepa de empatía y asertividad, y ejercite habilidades sociales, fallará.

Quien piense que está es una profesión con horario establecido fallará.

Quien pretenda acapararlo todo sin contar con profesionales de otras disciplinas fallará.

Quien no potencie a su equipo y lo valore como una extensión de sí mismo,  fallará.

Quien no esté abierto al cambio, a aprender cada día, a reciclarse e innovar, fallará.

Quien no esté dispuesto a "negociar" con compañeros que representen a otras organizaciones, fallará.

Quien no de su lugar a patrocinadores, pieza fundamental en su evento, fallará.

Quien no sepa otorgar a la prensa la importancia como principal transmisor de sus actos, fallará. 

Quien no se ocupe de mimar a su público, y de hacerles sentir especiales, fallará.

Quien, solamente, se centre en el diseño y la escenografía fallará.

Quien no sepa distribuir, posicionar y valorar a sus invitados fallará.

Quien no reconozca que no sabe, y no consulte, obcecándose en sus postulados, fallará.

Quien no entienda de improvisación prevista, y no contemplé otras posibilidades, fallará.

Quien no cuide los detalles pequeños, considerándolos piezas únicas del todo, fallará.

Solamente quien tome en serio al protocolo, y todo lo que representa no fallará.