Un
principio básico para que cualquier organización empresarial tenga éxito
en aquello que emprenda es la comunicación. Comunicar es dar a
conocer una empresa, un producto o un servicio por cualquiera de los canales
existentes, y el protocolo y la organización de eventos es una herramienta de
comunicación más, por tanto, cuando organizamos un evento tenemos que cuidar
todo lo que conlleva para conseguir nuestro objetivo final, esa idea por la
cual nos hemos decidido a crearlo.
Es
importante mimar hasta el mínimo detalle, definir los objetivos, tener claro
nuestro presupuesto de partida, analizar los pro y los contras de los posibles
proveedores, buscar el local adecuado, no el que nos gustaría si no el que más
se adapte a lo que queremos conseguir, hacer una buena planificación del
trabajo, marcar los tiempos, buscar el equipo oportuno y controlar pasa a paso
toda la organización.
Si en
todo el proceso falla algo, por muy irrelevante que nos parezca, seremos
recordados por ello, algo anecdótico puede convertirse en lo que permanezca en
la mente de nuestros invitados, el queso del catering que resulto muy seco, el
foco que deslumbraba, los adornos que impedían la visión, los micrófonos que
distorsionaban la voz, lo sitios no reservados, la azafata que no estaba
atenta, los folleto que no llegaron a tiempo, un patrocinador que no se sintió
debidamente atendido, una producción multimedia demasiado larga…cuidar todo el
proceso de producción y de desarrollo del evento tiene una importancia enorme
si queremos que nuestro evento se convierta en un acto rentable y no en un
gasto que puede, si es mal conducido, traernos consecuencias no deseadas.
La
imagen de la institución, empresa, u organización, está en juego cada vez que realizamos algo, relevante o
no, que tenga relación con ella.
En los
tiempos en los que vivimos tenemos que apostar por eventos socialmente más
responsables, solidarios y ecológicos, hay que procurar que nuestro evento
cumpla unos requisitos mínimos de sostenibilidad, cuidar el medio ambiente, con
los materiales que utilizamos, la gestión de residuos, la eficiencia
energética, el catering, el transporte,…hoy es posible y es responsabilidad de
todos.
La
planificación de cualquier evento necesita una buena organización de equipo,
pero además es necesaria la cooperación
entre todos los departamentos, sin personalismos, hay que tener presente que el
éxito de un acto repercute en beneficio de toda la empresa y que el anfitrión
último es la empresa, por lo tanto todos los que forman parte de ella tienen
que sentirse implicados, y es
responsabilidad de quién esté al frente de la organización que así suceda.
L En un engranaje todas las ruedas son imprescindibles y en la organización de un acto, todos los miembros del equipo, por muy mínima o irrelevante que nos parezca su intervención, realizan una función de la que depende el éxito del evento.
Un buen
ambiente de trabajo y un desarrollo fructífero de un evento se consiguen cuando
todo está bien planificado, cuando cada uno sabe que tiene que realizar y en
que momento, cuando las directrices son claras y precisas, cuando se tienen
contemplados lo posibles imprevistos y cuando se tienen bien atados lo gastos,
esto se logra si todas las distintas etapas del evento son seguidas con eficacia
y eficiencia y esto se resume en una buena planificación.
