Si no te sientes suficientemente preparado para organizar un acto déjalo en manos de profesionales...te juegas mucho más de lo que parece...
Creo que la vida en sí es un gran evento y necesita, como todo buen acto, de una estrategia para ser vivida.
Voy a hablar de los actos cuando vas de invitado, no cuando lo organizas, consideró que cuando planificamos un evento una de las primeras cosas que hay que hacer es adoptar el papel de invitado , así podremos saber que es lo que va a recibir, como puede recibirlo y de que manera actuar para convertirlo en un gran prescriptor de nuestra marca.
Hasta el más mínimo detalle cobra especial importancia en el transcurso del acto, desde el momento en el que puede llevar al traste la ejecución, o generar un malestar que influya negativamente en la percepción que llegue a los invitados.
Como invitado me gusta ser recibido, al fin y al cabo si he respondido a la llamada, el anfitrión, debe de demostrarme su agradecimiento con el trato que me dispense, que debe de ser una prueba de ello.
Si tengo que registrarme al entrar, me gusta que mi nombre esté fácilmente localizable en las listas, no que haya que consultar varios listados y nadar en anotaciones para ver si ha habido un error de transcripción.
Doy por hecho que mi abrigo, bufanda o chaquetón, van a tener un lugar donde colocarse, un lugar lo suficientemente organizado como para que sea fácil de localizar, no vaya a suceder como en un acto hace muy poquito en el que se pusieron "burros" para guardarropía y del peso cayeron todos los abrigos al suelo mezclándose las chapas identificadoras con el consiguiente llanto de las azafatas que allí se encontraban...
Agradezco una explicación de donde he de colocarme, alguien a quien remitirme si no entiendo los paneles o me asalta alguna duda...
Que se hayan tenido en cuenta la estructura de la sala para q las columnas no tapen la presidencia, o ese árbol milenario ocupe todo el tiro de cámara, o los focos den directamente en los ojos, o los carteles de mesa sean tan minúsculos que impidan leer a quien presentan.
Que las banderas, si es que las hay, no me confundan preguntándome si es que no me he enterado que ahora España pertenece a una comunidad Autónoma o si Europa ha pasado a ser la anfitriona de un acto privado...
Es tal lío el que se organiza, por algo tan simple como no leer el real decreto, que me lleva a cuestionarme si seré yo la que no se interpretarlo...
Cuando termina el acto es de agradecer que se tenga en consideración la presencia de todo el que ha venido, y que con su asistencia hace posible que se lleve a cabo.
También la prensa agradece que se la tenga en cuenta, no podemos olvidar que su presencia y atención es vital para la repercusión del evento. No son invitados "menores" son grandes aliados en la difusión de nuestra marca, o grandes detractores, una sonrisa puede marcar la diferencia...
El aperitivo hay que ponerlo en manos de profesionales, parece increíble pero unos canapés muy secos o un queso rancio serán el recuerdo que se lleven nuestros invitados y lo que comenten del acto.
A los asistentes les gusta sentirse parte importante de ese acto, algo que sin duda es cierto, por eso hay que estar atentos a sus necesidades...
El personal que atienda el catering debe de estar bien formado, es agradable un trato cordial , educado y atento.
Es importante que el anfitrión obsequie sus sonrisas a los invitados, una mirada a tiempo, o un gesto de saludo convierte al asistente en aliados de lo que en ese evento se presente.
A veces uno se pregunta si los anfitriones son fantasmas... Aparecen y desaparecen sin dejar rastro...
Si se cuida la organización, se respetan las normas y se mima al invitado, considerando a la prensa como uno de ellos, el evento tendrá, sin duda, una repercusión mucho más beneficiosa.
Al fin y al cabo todo acto se lleva a cabo para transmitir y generar complicidad en positivo.
